Eventy tradycyjne zawsze były popularne, szczególnie w ostatnich latach. Jednakże w ciągu ostatnich dwóch dekad marketing zaczął wykorzystywać również praktyki cyfrowe, które z czasem stały się podstawą każdej strategii promocyjnej większości firm. Ale nawet mimo tego, że cyfryzacja pojawiała się w życiu firm coraz częściej, wydarzenia tradycyjne pozostawały głównym motorem napędowym każdej strategii marketingowej. Odnosiło się to także do wszelkich wydarzeń integracyjnych, które odbywały się głównie z myślą o pracownikach. Tak było, zanim nie uderzył w nas Covid.
Wirtualne eventy zmieniły całą branżę
Pandemia niejako zmusiła organizatorów imprez wszelakich, konferencji czy gal do przejścia w świat online. Nikt się tego nie spodziewał, ale zdalne wydarzenia zostały bardzo dobrze przyjęte, stały się popularne, a event managerowie z zaskoczeniem obserwowali i nadal obserwują napływające korzyści z tego typu eventów. Poniżej prezentujemy 6 zalet organizacji wydarzeń przez Internet.
Zwiększona dostępność i możliwość dotarcia do większego grona odbiorców.
Kiedy organizuje się wydarzenie in-person, zawsze mamy jakieś ograniczenie w ilości osób, które mogą wziąć w nim udział. Jeśli sala, którą wynajmujemy może pomieścić 250 osób, nie możemy zaprosić więcej. W przypadku eventów online takie ograniczenia nie istnieją!
Wirtualne spotkania mają także inny plus: dzięki takiemu rozwiązaniu mogą w nim wziąć udział osoby, które w tradycyjnym evencie nie mogą uczestniczyć, np. ze względu na odległość i zamieszkanie czy delegację w innym kraju. Eventy online dają możliwość uczestnictwa każdemu, z dowolnego miejsca na świecie.
Mniejsze koszty organizacji
Nie oszukujmy się: wydarzenia tradycyjne bywają drogie. Zaczynając na wynajmie obiektu, postawieniu sceny i nagłośnienia, przez catering po wynajem atrakcji i czasem gwiazd na wieczorny występ – koszty organizacji takiego eventu potrafią zbić z nóg.
Wirtualne wydarzenia eliminują większość kosztów „stacjonarnych”. Plusy? Zaoszczędzone środki można przenieść na rozwiązania, które podniosą prestiż wydarzenia online. Mogą to być upominki dostarczane bezpośrednio do domów uczestników, dekoracja studia czy lepsze jakościowo kamery.
Oszczędność czasu i zasobów
Duże wydarzenia firmowe takie jak konferencja, gala czy jubileusz wymagają wielu miesięcy planowania. Trzeba sprawdzić obiekty, hotele, zadbać o sprzęt i logistykę oraz wszystko dokładnie rozplanować. Wszystko to angażuje często wiele osób i zasobów. Planowanie wydarzeń wirtualnych zabiera o wiele mniej czasu!
Ważnymi elementami planowania eventu online jest wybór platformy, zapewnienie atrakcji online, znalezienie odpowiedniego studia do transmisji czy znalezienie ekipy najlepszych realizatorów transmisji video. Większość z tych rzeczy event manager może zrobić prosto z domu!
Możliwość wykorzystania materiałów ponownie
Jeśli organizujesz warsztaty i szkolenia dla pracowników, czy chociażby konferencji online, z powodzeniem możesz pozwolić sobie na więcej! W trakcie tradycyjnych wydarzeń tego typu uczestnicy mogą wziąć udział w ograniczonej ilości zajęć i prelekcji. Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii, wszystko można bez problemu nagrać i udostępnić uczestnikom do wykorzystania i obejrzenia w przyszłości! Teraz nikt już nie musi martwić się, że o czymś zapomniał i coś przegapił – wszystko może być dostępne na platformie online!
Tak zachowane materiały firma może wykorzystać również w celach promocyjnych, na blogu czy w kontaktach z klientami.
Szansa dla małych biznesów
Wspomnieliśmy wcześniej o kosztach organizacji eventów tradycyjnych oraz o tym, że potrafią być często bardzo wysokie. Eventy online to szansa dla małych graczy, dają im szansę realizacji planów integracyjnych lub promocyjnych dzięki o wiele niższym kosztom organizacji! Dzięki temu małe firmy mogą zacząć organizować mini konferencje, prezentacje produktów i usług, co zwiększy ich zasięg i zacznie budować świadomość marki na rynku.
Jeśli zaś chodzi o eventy dla pracowników, ci wysłani na home-office dzięki integracji online poczują się ponownie częścią firmy i będą mieć świadomość, że ich szefostwo myśli również o nich!
Budowa społeczności wokół firmy
Jak wspomnieliśmy wcześniej, cały content wydarzenia może być dostępny dla uczestników również po evencie. Wszystkie konferencyjne wystąpienia, prezentacje usług i produktów można wykorzystać w wieloraki sposób po zakończeniu eventu. Mogą to być:
- Posty na blogu
- Kampanie reklamowe
- Materiały promocyjne
Dzięki takim materiałom prościej jest budować relacje firmy ze społecznością wokół niej. Śmieszne fragmenty video czy zdjęcia można wykorzystać wewnątrz firmy do budowania więzi i morale, klientom i kontrahentom zaś pokazać, że nasza firma jest spoko! Nie ma nic cenniejszego niż długofalowe zainteresowanie przedsiębiorstwem podmiotów zewnętrznych. Pracownicy z kolei dzięki temu mogą czuć się częścią firmy.