Przewodnik po eventach online: część 1.

Niesamowitym jest, jak wielką metamorfozę w ciągu ostatniego 1,5 roku przeszły wszelkiego rodzaju wydarzenia firmowe. Eventy przeniosły się do Internetu i wszyscy zdaliśmy sobie sprawę, jakie możliwości stają przed nami otworem. Dzięki eventom online nasi Klienci mogą dotrzeć do większej liczby osób jednocześnie znacznie obniżając koszty całego przedsięwzięcia. Bez względu czy mówimy o integracji, konferencji firmowej czy spotkaniu biznesowym – popularność wydarzeń przez Internet eksplodowała i te coraz bardziej rozpychają się na drodze do nowych form komunikacji. Aby pomóc Wam zrozumieć fenomen eventów online, przygotowaliśmy dla Was praktyczny przewodnik po tego typu wydarzeniach!

Co to są eventy wirtualne?

Event wirtualny to nic innego jak internetowa wersja tradycyjnego wydarzenia. Każde z nich, czy to warsztaty, konferencja czy spotkanie integracyjne, są różnie skonstruowane. Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii pozwalają na interakcję na żywo z różnych miejsc na świecie osobom, które do tej pory mogły spotykać się bardzo rzadko. Jeśli zaś pracownicy ze względu na pandemię zostali oddelegowani do pracy w domu, eventy online pozwalają na utrzymanie więzi społecznych i kontaktów w firmie, integrują i przede wszystkim  umożliwiają utrzymanie morale całego zespołu.

Do wyboru, do koloru: typy eventów online.

Obecnie firmy, które chcą zorganizować wirtualne wydarzenie dla swoich pracowników mogą przebierać w ofertach. Każde z nich ma swoje funkcje i zastosowania, dlatego warto przed podjęciem decyzji o planowaniu eventu należy zapoznać się jak „to w ogóle wszystko działa”.

Po co organizować event online?

Powody dla których organizuje się wirtualne wydarzenia są takie same, jak w przypadku eventów tradycyjnych. Celem niezmiennie może być:

  • Budowanie świadomości marki
  • Chęć pozyskania kontrahentów i klientów
  • Zwiększenie lojalności pracowników i klientów wobec firmy
  • Team building i chęć zbudowania silnego zespołu odnoszącego sukcesy
  • Integracja pracowników

Internetowe eventy mają także kilka zalet, zupełnie różnych od tych tradycyjnych.

Dostępność: aby uczestniczyć w evencie online potrzeba dwóch rzeczy: komputera lub telefonu oraz dostępu do Internetu. W dowolnym momencie do wydarzenia może dołączyć dosłownie każdy, z jakiegokolwiek miejsca na świecie. Firma może mieć pracowników rozsianych po wielu lokalizacjach i teraz wystarczy chwila, by wszyscy mogli się ze sobą spotkać na wspólnej zabawie!

Niższe koszty: aby zorganizować event online nie trzeba wynajmować żadnego hotelu czy sali konferencyjnej. Odpadają koszty cateringu, transportu, podróży, obsługi itp. Wirtualne eventy oferują znacznie bardziej opłacalne sposoby na dotarcie do uczestników. Czasem koszty są niższe aż o 75% przy tym samym lub nawet lepszym efekcie końcowym!

Oszczędność czasu: organizacja eventu online zajmuje o wiele mniej czasu. Dwa aspekty, na których należy się skupić to treść jaką chcesz przekazać i sposób, w jaki to zrobisz. Wystarczy wybrać odpowiednią platformę i technologię, by cieszyć się udanym wydarzeniem.

Elastyczność: bez konieczności bookowania konkretnego miejsca, wirtualne wydarzenia oferują znacznie większą elastyczność. W zależności do typu wydarzenia, będziesz mieć możliwość transmisji na żywo lub wyświetlenie wcześniej nagranych treści. Oprócz tego decydując się na aktywności integracyjno-team buildingowe zyskujesz możliwość zaangażowania uczestników do świetnej, wspólnej zabawy. Sprawdźcie chociażby naszą propozycję warsztatów online!

Eko-friendly: na całym świecie rośnie trend bycia eko. Event wirtualny pozostawia po sobie o wiele mniejszy „ślad węglowy”, niż w przypadku zwykłego wydarzenia. Nie podróżujemy, nie marnujemy zasobów, jedzenia, nie musimy drukować broszur, ulotek, map… Same plusy!

Trzy główne różnice między eventami online a tradycyjnymi.

O ostatecznym sukcesie eventu decyduje jego cała otoczka i środowisko, w jakim się odbywa. Wydarzenia odbywające się in-person zawsze będą lepsze dla networkingu i będą bardziej angażujące, za to w trakcie wydarzenia online mamy możliwość przekazania większej ilości treści. Przykład? Na konferencji tradycyjnej uczestnik może wziąć udział tylko w kilku prelekcjach. Gdy bierze udział w konferencji online, może później odtworzyć z nagrania to, co go ominęło! Poniżej prezentujemy trzy główne różnice między oboma typami wydarzeń.

Oś czasu: wydarzenia in-person będą miały konkretny porządek i scenariusz. Wszystkie aktywności, prelekcje, wystąpienia, odczyty, sesje networkingowe, obiady, kolacje, atrakcje – będą tak pomyślane, by wypełnić uczestnikom cały dzień. W przypadku wydarzeń online plan dnia może być bardziej elastyczny. Tak jak wspominaliśmy wcześniej, gdy ktoś nie może wziąć w czymś udziału, może daną rzecz odtworzyć później. Aktywności integracyjne również mogą być rozłożone w czasie tak, by każdy miał okazję wziąć udział we wszystkich lub większości z nich.

Miejsce: eventy tradycyjne muszą być zorganizowane „gdzieś”. Może być to hotel, sala konferencyjna, teren zielony czy agroturystyka. Ten problem znika w przypadku eventów online. Często na event pracownicy musieli przyjeżdżać z wielu odległych miejsc w mieście lub poza nim, z innych miast, czasem również z innych krajów. Miejsce na tradycyjny event ma ograniczenia: sala pomieści konkretną ilość osób, hotel ma np. tylko 200 miejsc noclegowych, a restauracja obsłuży tylko 150 gości na raz. Pod tym względem możliwości wydarzeń wirtualnych są nieograniczone. Konferencja na 2000 osób? Nie ma problemu!

Odczucia: udając się na event in-person, uczestnik przeżywa pewne rzeczy na bieżąco. Odczuwa trudy podróży, zmęczenie, bierze udział w aktywnościach, czerpie radość z atrakcji, w pełni cieszy się zaplanowanym przez organizatora dniem. Zaangażowane są wszystkie zmysły uczestnika, który całą energię poświęca tylko eventowi, warsztatom czy integracji.

W trakcie eventu online z kolei nie da się skupić uwagi uczestników przed monitorem przez bite 10 godzin. W pewnym momencie po prostu zaczną przeglądać media społecznościowe, rozłączą się, zrobią przerwę, a później wrócą lub nie. Zgubienie uwagi uczestnika jest w tym wypadku niezwykle proste! Jest to także jedno z wyzwań organizatorów wydarzeń wirtualnych – tak je rozplanować, by nie znużyć uczestnika. Sposób na sukces? Nie upychać wszystkich atrakcji na jeden dzień – rozłóż je w czasie i daj im swobodę! Sam ich wybór musi być także rozsądny: zadbajmy o takie atrakcje, które będą maksymalnie wciągające. 

Cztery elementy wirtualnego wydarzenia

Jak właśnie mieliście okazję się przekonać, DNA eventów online naturalnie różni się od tradycyjnego podejścia do tematu. Fakt ten dość mocno zmienia priorytety, na których organizator musi się skupić. Oto 4 obszary, o których musisz koniecznie pomyśleć.

Promocja: wirtualne wydarzenia, które mają na celu pokazanie nowej usługi, produktu, zdobycie leadów sprzedażowych czy zbudowanie świadomości marki, nie mają szansy bytu bez odpowiedniej promocji. Fakt, że jest to event online powoduje, że może dotrzeć do bardzo dużej grupy odbiorców, ale muszą oni o wydarzeniu przede wszystkim wiedzieć. Organizując taki event pomyśl o stronie internetowej, kampanii mailowej czy promocji w Social Mediach.

Treść: wirtualne eventy to przede wszystkim treść. Musisz w kreatywny i skuteczny sposób przekazać uczestnikom informacje i zapewnić rozrywkę. Wprawieni mówcy i animatorzy to nieodzowny element każdego wydarzenia online.

Zaangażowanie: brak interakcji międzyludzkich wymaga nieszablonowego podejścia do eventu i myślenia o zaangażowaniu uczestników. Konieczne jest położenie dużego nacisku na platformę, na której event się odbywa i takie elementy jak: czat na żywo, ankiety, quizy – wszystko to, co sprawi, że uczestnik zamiast przeglądać social media, zostaną na evencie.

Technologia: wykorzystana do realizacji eventu online technologia i platforma stanowi różnicę między wydarzeniem niskiej, średniej i wysokiej jakości. Podstawowe aspekty, które nie mogą zawieść to: transmisja najwyżej jakości, nagłośnienie (mikrofony), oświetlenie (np. w studio). Nici z fajnego eventu, gdy nic nie będzie słychać lub widać, a w najgorszym wypadku streaming będzie przerywany.

Planowanie eventu online – o czym nie zapomnieć?

Jak zaplanować event online? Każdy z poniższych komponentów ma wpływ na to, jak wydarzenie zostanie na końcu odebrane przez uczestników. Należy zadbać o każdy z nich. Oto one:

PRZED EVENTEM:

  • Landing Page: prosta strona internetowa spełniająca funkcję informacyjną. Może być także miejscem rejestracji uczestników na wydarzenie. Musi być schludnie zrobiona, zawierać wszelkie informacje wraz z możliwością szybkiego kontaktu z obsługą wydarzenia.
  • Rejestracja: podstawa każdego eventu online – rejestracja uczestników. Cały proces nie powinien przekraczać 5 minut, a formularz powinien zbierać tylko takie dane jak: imię i nazwisko, adres e-mail i wybór atrakcji czy warsztatów.
  • Płatności: jeśli jest to event, na którym planujesz zarobić, koniecznie wprowadź kilka możliwości zapłaty. W obecnych czasach nie jest to żaden problem.
  • Kampania mailowa: bez względu na to, czy jest to event tylko dla pracowników firmy, czy też wychodzisz dalej do klientów i kontrahentów, koniecznie poinformuj o wydarzeniu swoją grupę docelową. Najlepiej kampanią mailingową na służbowe adresy poczty elektronicznej.

W TRAKCIE EVENTU:

  • Sprzęt: nowoczesne kamery, oświetlenie, nagłośnienie, profesjonalne studio – to wszystko to pozycje obowiązkowe jeśli chcemy, aby nasz event stał na najwyższym poziomie. Wszystko musi działać płynnie i bez zarzutu.
  • Wirtualna scena: swoiste centrum eventu. To tu odbywają się kluczowe rozmowy i wystąpienia, stąd animatorzy prowadzą integracje i aktywności. W każdym studiu, które będzie naszym centrum, powinna być możliwość dowolnej zmiany dekoracji tak, by móc indywidualnie dopasować je wizualnie do klienta.
  • Wirtualny salon: pokój dostępny dla każdego uczestnika, w którym na luzie można porozmawiać i odetchnąć od głównego scenariusza eventu.
  • Wirtualny networking: eventy firmowe mają to do siebie, że pracownicy w nich uczestniczący chcą się spotkać w luźnej atmosferze, bez konieczności myślenia o troskach codziennej pracy. Zapewnienie takiego miejsca i aktywności networkingowych to jeden z kroków do sukcesu wydarzenia.
  • Sesje nagrane i te na żywo: zaoferuj uczestnikom treści zarówno nagrane wcześniej, jak i wystąpienia na żywo. Te drugie wciągną partycypantów w trakcie transmisji, te pierwsze dają uczestnikom możliwość wyboru i elastyczność.

PO EVENCIE:

  • Ankieta: ciężko jest stwierdzić, czy event się udał, nie pytając o to jego uczestników. Gdy opadnie już po-eventowy kurz, wyślij wszystkim, którzy brali udział w wydarzeniu ankietę. Na podstawie odpowiedzi wyciągnij wnioski. Dzięki temu masz szansę sprawić, że kolejne Twoje eventy będą jeszcze lepsze!
  • Przeżyjmy to jeszcze raz: aby uczestnicy mogli identyfikować się z firmą i aby świadomość o niej pozostała w szerszym gronie, zapewnij dostępność materiałów z wydarzenia również po jego zakończeniu. Nie jest to specjalnie trudne w dobie cyfryzacji – wszystko wszak można bez problemu nagrać.

Technologie online

Przygotowanie eventu wirtualnego wymaga wykorzystania wielu różnorodnych technologii. Poniżej prezentujemy listę najważniejszych elementów, które uproszczą realizację wydarzenia.

  • Builder stron internetowych: wspominaliśmy wyżej o zaletach posiadania strony informacyjno-rejestrującej. Profesjonalny wygląd pozwoli przyszłym uczestnikom liznąć klimatu wydarzenia i wzbudzić apetyt na więcej!
  • System rejestracji: aby zapewnić bezproblemową rejestrację, musisz znaleźć narzędzie, które będzie bezawaryjne, intuicyjne i szybkie w obsłudze.
  • Narzędzia e-mail marketingu: aby skutecznie wypromować swój event, niezależnie czy wewnątrz firmy, czy poza nią, potrzebujesz sprawnego narzędzia do wysyłania wiadomości mailowych. W ten sposób unikniesz wpadnięcia w filtr spamu, a wszyscy zainteresowani bez problemu otrzymają informacje o wydarzeniu.
  • Platformy streamingowe i webinarowe: ZOOM, Cisco Webex, Teams, Google Meets i inne. Koniecznie w wersji PRO, tak, aby mieć dostęp do wszystkich funkcjonalności (chat, ankiety, wirtualne tablice, udostępnianie ekranu) i zadbać o niezawodność!
  • Narzędzia do planowania: można poradzić sobie bez tego, ale platforma łącząca wszystkie powyższe sprawi, że organizatorom prościej będzie event nadzorować, monitorować i nim zarządzać.

Cele i strategia wirtualnego eventu

Sukces każdego wydarzenia zależy przede wszystkim od obranej strategii. Są to ramy, wg których podejmuje się później decyzje, ustala plan działania tak, by wszystko odbyło się bez przeszkód. To główny plan, którego należy się trzymać przy organizacji eventu. Takie działanie pozwala uniknąć marnowania czasu na rzeczy nieistotne i niepotrzebne. Oto 5 elementów dobrej strategii:

  • Dopasuj strategię wydarzenia do swoich celów biznesowych. Jest to niezwykle istotna kwestia, jeśli event ma przynieść korzyści dla Twojej firmy. Na samym początku należy określić, co się chce osiągnąć i czy całe przedsięwzięcie będzie miało pozytywny wpływ na firmę.
  • Określ grupę docelową i zidentyfikuj jej potrzeby. Im więcej organizator wie o przyszłych uczestnikach wydarzenia, tym ciekawsze może przygotować dla nich atrakcje. Nie ma nic gorszego niż przygotowanie aktywności, którymi uczestnicy nie będą zainteresowani lub wprawią ich w zakłopotanie.
  • Zdecyduj o formacie, strukturze i brandingu wydarzenia. Oprawa wizualna wirtualnego eventu to także istotna kwestia. Wyświetlane grafiki, dekoracja studia, ubiór animatorów – to wszystko ma znaczenie i powinno być dopasowane do identyfikacji wizualnej firmy organizatora.
  • Jednorazowe? Czy cykliczne? Niezależnie czy ma być to event stricte biznesowy, czy integracja pracowników, warto nakreślić, czy będą to wydarzenia cykliczne, czy jednorazowe. Inaczej planuje się serię wydarzeń, inaczej pojedynczy event. Warto w tym wypadku wziąć pod uwagę możliwości jakie ma dział marketingu i określić budżet promocyjny.

Już niebawem zapraszamy do drugiej części naszego przewodnika. Co w środku?  Planowanie eventu krok po kroku, jak zaangażować uczestników do aktywności, najlepsze praktyki i wiele innych!